Start Small, Move Forward
*Nederlandse versie & English version
When you feel overwhelmed
There are moments, in organisations and in personal life, when everything feels important at the same time. There is a lot to improve, a lot to fix and a lot to decide. The question is: where do we start? There are so many things coming at you, that the whole situation starts to feel complex.
Observing these situations, I’ve noticed a mix of internal and external factors at play. Internally there’s overthinking and stress. Externally there may be rapid change, high stakes decisions or just too many choices at once. Even when the intentions are good, and the ambition is clearly there, the result is often friction, or worse, a stalemate.
In those moments structure is sometimes seen as restrictive, bureaucratic or slow. We tell ourselves we need flexibility.
Yet, without a clear way of working, priorities blur. Conversations multiply, but decisions don’t follow. You know those meetings where the team talks for hours and in the end nothing has been achieved?! Everyone is busy, yet progress seems like water in the desert. In business this shows up as initiatives that never quite land. In personal life it shows up as plans that stay abstract and are automatically postponed to “later.”
This is usually where we try to solve everything at once, causing that overwhelming feeling. And that’s exactly where the need for a roadmap starts to surface.
Some recent examples
Individual example: I recently spoke to a friend who just started a new job as a sales manager. As we often do, we spoke about personal life and growth. But also about work and how there is no order, no structure in the new department. Everybody just does something, and in the end nothing gets done properly. There’s more to it of course, but I’ll spare you the details.
She felt overwhelmed because of all the new things she had to do, restructuring the department, playing catchup, managing her team, customers, colleagues. All the while also dealing with things in her personal life. Something had to change, quickly… but how? The task at hand, is a culture shift in her department, and a balanced life to feel energised, all whilst the high speed train is still moving.
I’ll circle back to this later in the blog, because I want to share another example. This month I attended a public session for a dialogue about Local Content in Suriname’s development.
Nationwide example: I listened to different stakeholders of Suriname’s business community talk about their views. There were some valuable questions asked and some interesting statements shared from the audience. But the key takeaway for me was that by now we should be in a further stage of developing a Local Content law or manual. I feel that it is being made unnecessarily complex to even begin drafting. Which in turn makes implementation impossible.
Suriname needs that law, everyone will benefit from it, but many stakeholders are only talking at length, looking at each other, and no one is taking action. Everybody is waiting patiently for the government to do it. The danger in that is that political interests and corruption might prevail and the people will bear the brunt. Another impasse, or is it a deadlock…
Finding the roadmap in two steps
After these experiences, I started noticing a pattern. Once the stories are stripped of their details, the same issue remains. The problem isn’t a lack of ideas or motivation. It’s the absence of a way of working.
Important topics often get stuck because they are made unnecessarily complex. There are definitions to agree on, responsibilities to assign and an unspoken assumption that everything needs to be fully thought through before anything can begin. A lot of talking and very little movement.
What helped in the situation of my friend, will help the situation Suriname finds itself in too. In my experience, learning from best practices, we shouldn’t try to solve everything at once, but breaking the work into phases, being pragmatic. Not as a rigid plan or a detailed roadmap, but as a way to create order in what feels as complexity.
First the broad lines, the concept, and the guiding principles. What actually matters now? What can be addressed without disrupting everything else? You know, the low hanging fruit. The first phase doesn’t need to be perfect. It just needs to exist, and it will create momentum.
Only once there is movement, you can see what works, what doesn’t and what adjustments are needed. Especially conversing with all stakeholders. In this phase you can add the details. Perfection, something I don’t believe exists, comes much later. Is perfection a situation where everybody is equally happy and unhappy?
Anyway, working in phases creates focus, and focus reduces that overwhelming feeling. It also makes it easier for everyone involved to follow along, because you can see where things are going without the expectation to solve the entire problem upfront. Starting small changes the dynamic. This is where the idea of a ‘minimum viable product’ is useful, not as a tech concept, but as a mindset. Something simple enough to move forward with, yet solid enough to learn from.
Whether it’s a department in a company, a national policy or a personal goal… small and deliberate steps build clarity. And isn’t clarity what we all seek?
Nederlands:
Wanneer je je overrompeld voelt
Er zijn momenten, zowel in het bedrijfsleven als in het persoonlijke leven, waarop alles tegelijkertijd even belangrijk lijkt. Er is veel op te lossen, veel mogelijkheden tot verbeteren, en veel te beslissen. De vraag is: waar beginnen we? Er komt zoveel op je af dat de hele situatie complex begint te voelen.
Als ik deze situaties observeer, zie ik dat er een mix van interne en externe factoren speelt. Intern is er vaak sprake van overdenken en stress. Extern kan er sprake zijn van plotselinge veranderingen, ingrijpende beslissingen of gewoon te veel keuzes tegelijk. Zelfs als de intenties goed zijn en de ambitie duidelijk aanwezig is, leidt dit vaak tot weerstand of, erger nog, tot een impasse.
Op zulke momenten wordt structuur soms gezien als beperkend, bureaucratisch of traag. We zeggen dan vaak tegen onszelf dat we flexibiliteit nodig hebben.
Maar zonder een duidelijke manier van werken vervagen de prioriteiten. Er worden nog steeds alleen maar gesprekken gevoerd, maar er worden geen beslissingen genomen. Ken je die vergaderingen waarbij het team urenlang praat en er uiteindelijk niets wordt bereikt? Iedereen is druk in de weer, maar vooruitgang lijkt zo ver weg te zijn zoals water in de woestijn. In het bedrijfsleven uit zich dit in initiatieven die nooit helemaal van de grond komen. In het privéleven uit zich dit in plannen die vaag blijven en automatisch worden uitgesteld tot ‘later’.
Dit is meestal waar we alles in één keer proberen op te lossen, wat een gevoel van overweldiging veroorzaakt. En dat is nou precies waar de behoefte aan een stappenplan naar voren komt.
Enkele recente voorbeelden
Individueel voorbeeld: ik sprak onlangs met een vriendin die net aan een nieuwe baan als salesmanager is begonnen. Zoals we vaak doen, spraken we over het persoonlijke leven en groei. Maar ook over werk en hoe er geen orde en structuur is op de nieuwe afdeling. Iedereen doet maar wat, en uiteindelijk wordt er weinig tot niets echt goed gedaan. Er is natuurlijk meer aan de hand, maar ik zal je de details besparen.
Ze voelde zich overweldigd door alle nieuwe dingen die ze moest doen: een achterstand wegwerken, de afdeling herstructureren, haar team aansturen, klanten te woord staan en collega's van dienst zijn. En dat terwijl ze ook nog eens met dingen in haar privéleven te maken had. Er moest snel iets veranderen... maar hoe? De taak die voor haar ligt, is een cultuuromslag in haar afdeling en een evenwichtig leven om zich energiek te voelen, terwijl de hogesnelheidstrein nog steeds op volle snelheid rijdt.
Ik kom hier later in deze blog op terug, omdat ik eerst nog een ander voorbeeld wil geven. Deze maand woonde ik namelijk een openbare bijeenkomst bij voor een dialoog over local content in de ontwikkeling van Suriname.
Nationaal voorbeeld: ik luisterde naar verschillende belanghebbenden uit het Surinaamse bedrijfsleven die hun mening gaven. Vanuit het publiek werden er enkele waardevolle vragen gesteld en er waren ook wat interessante opmerkingen. Maar de belangrijkste conclusie voor mij was dat we inmiddels verder zouden moeten zijn met de ontwikkeling van een wet of richtlijnen inzake local content. Ik heb het gevoel dat zelfs al voordat we beginnen met het opstellen van een concept, alles onnodig ingewikkeld wordt gemaakt. En het wordt ook gezegd, dat het complex is. Dat maakt de implementatie op zijn beurt onmogelijk.
Suriname heeft die wet nodig, iedereen zal er baat bij hebben, maar veel betrokkenen praten alleen maar eindeloos, kijken elkaar aan en niemand onderneemt actie. Iedereen wacht braaf af tot de regering het doet. Het gevaar daarvan is dat politieke belangen en corruptie de overhand krijgen en dat de bevolking daar de dupe van wordt. Weer een impasse, of is het een deadlock...
De blauwdruk vinden in twee stappen
Na deze ervaringen begon ik een patroon te zien. Als je namelijk alle details uit de verhalen weglaat, blijft in de kern hetzelfde probleem over. Het probleem is niet een gebrek aan ideeën of motivatie. Het is het ontbreken van een manier van werken.
Belangrijke kwesties lopen vaak vast omdat ze onnodig complex worden gemaakt. Er moeten definities worden overeengekomen, verantwoordelijkheden worden toegewezen en er is een onuitgesproken verwachting dat alles volledig moet worden doordacht voordat er iets kan beginnen. Veel gepraat en weinig beweging.
Wat in de situatie van die vriendin van mij heeft geholpen, zal ook helpen in de situatie waarin Suriname zich bevindt. Mijn ervaring is, door lering te trekken van best practices, dat we niet moeten proberen alles in één keer op te lossen, maar het werk in fasen moeten opdelen en pragmatisch moeten zijn in onze aanpak. Niet als een vastomlijnd plan of een uitvoerig stappenplan, maar als een manier om orde te scheppen in wat als complexiteit wordt ervaren.
Eerst de grote lijnen opschrijven, conceptueel, en de leidraad. Wat is nu echt belangrijk? Wat kan worden aangepakt zonder al het andere te verstoren? Je weet wel, het laaghangende fruit. De eerste fase hoeft niet perfect te zijn. Het moet gewoon worden uitgevoerd, dan ontstaat er momentum.
Pas als er beweging in zit, kun je zien wat werkt, wat niet werkt en welke aanpassingen nodig zijn. Vooral in gesprek met alle belanghebbenden. In deze fase kan je de details toevoegen. Perfectie, iets waarvan ik niet geloof dat het bestaat, komt veel later. Is perfectie een situatie waarin iedereen even tevreden en ontevreden is?
Hoe dan ook, werken in fasen zorgt voor focus, en focus vermindert dat overdonderende gevoel. Het maakt het ook gemakkelijker voor alle betrokkenen om mee te gaan, omdat je kunt zien waar de dingen naartoe gaan zonder de verwachting dat je het hele probleem van tevoren moet oplossen. Klein beginnen verandert de dynamiek. Hier komt het idee van een ‘minimum viable product’ van pas, niet als technisch concept, maar als mentaliteit. Iets dat eenvoudig genoeg is om mee verder te gaan, maar toch solide genoeg om van te leren.
Of het nu gaat om een afdeling in een bedrijf, een nationaal beleid of een persoonlijk doel... kleine en weloverwogen stappen zorgen voor duidelijkheid. En is duidelijkheid niet wat we allemaal zoeken?